Veranstaltungsassistent – Bedienung
Institut für Gute Laune
Starten und beenden
Starten: START.bat doppelklicken. Der Browser öffnet sich von selbst.
Beenden: Das schwarze Fenster schließen.
Neben dem Browser öffnet sich ein schwarzes Fenster. Das muss offen bleiben, solange gearbeitet wird – dort läuft das Programm.
Alles läuft auf dem eigenen Rechner. Nach außen geht ausschließlich das, was in den Google Kalender geschrieben wird.
Der Grundgedanke
Eingegeben werden nur die Kerndaten einer Veranstaltung:
Titel · Datum · Uhrzeit · Ort · Kurzbeschreibung · Veranstaltungstyp
Alles Weitere entsteht daraus automatisch:
- der Haupttermin im Google Kalender
- alle Erinnerungstermine, passend zum Typ
- die dazugehörigen Texte, bereits ausgefüllt
Der Veranstaltungstyp bestimmt den Ablauf. Es gibt zwei Leitfäden:
Kategorie A – besondere Veranstaltungen
Kuchenkonzert, Vortrag, Lesung, Workshop
Dazu vier Texte: Pressemitteilung, Newsletter, Social-Media-Posting und Nachbereitungs-Posting.
Bewusst nicht dabei: Feedback einholen und ein zweiter Rückblick. Das war so gewollt.
Kategorie B – wöchentliche Formate
Kreativer Montag
Dazu ein einziger Text: die Social-Media-Ankündigung. Kein Pressetext, kein Newsletter.
Eine Veranstaltung anlegen
- Oben auf Neue Veranstaltung klicken.
- Die Kerndaten eintragen.
- Sobald der Veranstaltungstyp gewählt ist, zeigt der Kasten „Das wird automatisch angelegt” sämtliche Termine – noch vor dem Speichern.
- Veranstaltung anlegen anklicken.
Ist der Kalender verbunden, werden alle Termine gleich eingetragen. Sonst lässt sich das jederzeit über In den Kalender übertragen nachholen.
Zwei Sonderfälle
Der Termin steht schon im Kalender – etwa der Kreative Montag.
Das Häkchen „Der Haupttermin steht bereits im Kalender” setzen. Dann ergänzt der Assistent nur die Erinnerungen und legt nichts doppelt an.
Wöchentlich wiederkehrend
Bei Wiederholung auf Jede Woche am selben Wochentag stellen. Haupttermin und Erinnerung wiederholen sich dann gemeinsam. Ein Enddatum ist möglich, aber nicht nötig.
Der Alltag: die Übersicht
Die Startseite beantwortet die Frage „Was ist zu tun?”.
Offene Aufgaben listet alle Fristen der nächsten drei Wochen nach Datum. Überfälliges steht ganz oben und ist rot markiert.
Ist etwas erledigt, auf Erledigt klicken. Die Aufgabe verschwindet aus der Liste, und im Kalender bekommt der Termin ein Häkchen ✓ vorangestellt.
Darunter stehen die kommenden Veranstaltungen mit ihrem jeweiligen Stand.
Wöchentliche Formate haben kein „Erledigt”. Ihre Aufgabe wandert stattdessen automatisch auf den nächsten Durchlauf weiter – sonst stünde der Kreative Montag auf Dauer als überfällig da.
Texte bearbeiten – und der Assistent lernt mit
Auf der Seite einer Veranstaltung steht unter Texte jeder vorgesehene Text fertig ausgefüllt: Titel, Datum, Ort und Beschreibung sind schon eingesetzt.
Der Text lässt sich direkt im Feld überarbeiten. Danach Text speichern.
Ist dabei das Häkchen „Formulierung als Vorlage … merken” gesetzt – das ist die Voreinstellung –, merkt sich der Assistent die Formulierung, nicht den fertigen Text. Beim nächsten Kuchenkonzert steht die überarbeitete Fassung schon da, aber mit dem neuen Datum, dem neuen Titel und dem neuen Ort.
Beim Herbstkonzert wird aus „Liebe Freundinnen und Freunde” ein „Hallo ihr Lieben”, und unten kommt ein „P.S. Kuchen bitte mitbringen” dazu. Beim Adventskonzert im Dezember beginnt der Newsletter dann von allein mit „Hallo ihr Lieben”, das P.S. steht wieder darunter – und das Datum ist das vom 13. Dezember.
Gelernt wird je Veranstaltungstyp getrennt: Was beim Kuchenkonzert gelernt wurde, taucht beim Vortrag nicht auf.
Oben rechts an jedem Text steht, woher er stammt – Standardvorlage oder Vorlage gelernt von „…”.
Zurück zum Ursprung
Auf Standardvorlage zurücksetzen stellt den Text dieser einen Veranstaltung wieder her. Zusätzlich das Häkchen gelernte Vorlage dabei ganz verwerfen setzen, wenn auch künftige Veranstaltungen wieder mit der Grundvorlage starten sollen.
Etwas ändern
Auf der Seite der Veranstaltung unter Kerndaten ändern.
Wird das Datum verschoben, wandern alle Fristen automatisch mit. Erledigt-Haken bleiben dabei erhalten.
Danach erscheint ein Hinweis, dass der Kalender noch auf dem alten Stand ist. Ein Klick auf In den Kalender übertragen zieht ihn nach. Dabei wird nichts doppelt angelegt – bestehende Termine werden aktualisiert.
Das Häkchen Texte neu erzeugen mit Bedacht setzen: Es überschreibt eigene Änderungen an den Texten.
Häufige Handgriffe
Wenn etwas nicht stimmt
Oben rechts steht „Kalender nicht verbunden”
Auf Einrichtung klicken und dort Mit Google Kalender verbinden.
Termine erscheinen nicht im Kalender
Einrichtung → Schreibzugriff testen. Das Ergebnis sagt genau, woran es liegt.
Nach einer Woche geht plötzlich nichts mehr
Dann steht die Google-App noch auf Testing und die Zugangsrechte verfallen alle sieben Tage. Abschnitt 3 der Einrichtungsanleitung löst das dauerhaft – einmalig die App veröffentlichen.
Ein Termin wurde versehentlich im Google Kalender gelöscht
Einfach wieder In den Kalender übertragen – der Assistent merkt, dass er fehlt, und legt ihn neu an.
Eine Frist liegt schon in der Vergangenheit
Wird eine Veranstaltung sehr kurzfristig angelegt, liegen frühe Fristen möglicherweise schon hinter uns. Der Assistent trägt sie trotzdem ein und weist ausdrücklich darauf hin – damit nichts unbemerkt unter den Tisch fällt.
Sicherung
Der Ordner daten enthält alles: die Veranstaltungen und die
gelernten Texte. Ihn gelegentlich zu kopieren genügt. Bei jedem Speichern
legt das Programm zusätzlich von sich aus eine .bak-Datei
daneben.
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